WebRKA®

Erfahren Sie hier mehr über den Mehrwert und die Vorteile der

Reisekostenabrechnung mit der SYS WebRKA®

Vorteile & Mehrwert:

Web-Lösung:

  • https-gesicherte Cloud-Lösung -> keine Lizenz, keine Softwareverteilung/Updates in Echtzeit
  • nur autorisierte Personen haben Zugang -> Systemüberwachung, Datensicherheit und Schutz Ihrer Daten
  • Online-Zugriff unabhängig von Ort und Zeit -> durchgängige Systemverfügbarkeit

elektronischer Workflow:

Abbildung individueller und auch komplexer Freigabehierarchien im elektronischen Workflow.

Flexible Abfolge/Konfiguration:

  • Art und Zeitpunkt der Managerfreigabe frei wählbar
  • Freigaben anhand vorgegebener Limits oder auch Automatikfreigaben
  • Freigaben anhand von besonderen Auslagen-/Kostenarten
  • sequenzielle Abfolge von bis zu 4 Freigabehierarchiestufen
  • abweichendes Routing z.B. bei Projekt-/Kostenstellenweiterbelastungen an Kostenverantwortlichen
  • Informationen bei Statuswechseln und nötigen Aktionen an Reisende, Führungskräfte, Sekretariate
  • automatische Erinnerungsfunktionen (z.B. fehlende Freigaben, Belege, etc. nach individuellen Zeitschienen)
  • Sekretariatsfunktion und benutzerspezifische Zugriffe, Menüs + Berechtigungen
  • Abwesenheitsvertretungsfunktionen für Urlaub/Krankheit für Sekretariate und Führungskräfte
  • Abrechnungen ohne Papierbelege werden ohne Druck online prozessiert (Ersparnis Druck-, Papier- und Versandkosten)

Faktenerfassung & Datenintegration:

Es werden nur Daten vom Reisenden abgefragt, welche er kennen muss

  • Reisezeiten
  • Reiseziel
  • vorliegende Belege

Keine mühsame Eingabe aus elektronisch bereits vorliegenden Informationen zu

  • Buchungsdaten
  • Reiseprofilen
  • dem Reisenden zugeordneten Projektinformationen
  • Kreditkartendaten
  • statistischen Informationen aus Belegen

Vielmehr proaktive Datenanreicherung und einfache Übernahme/Zuordnung per Mausklick in die Abrechnung (z.B. Belege inkl. Mehrwertsteuer, Fremdwährungsbeträgen und Umrechnungskurse aus Kreditkartenumsätzen und elektronischen Belegen)

eingebundenes Dokumentenarchiv:

  • zentral eingehenden Belege werden scanfähig aufbereitet und binnen 24 Stunden digitalisiert
  • elektronische Belege können vom Reisenden einfach hochgeladen werden
  • Einsichtnahme aller Abrechnungsunterlagen eines Vorgangs (z.B. Belege, Reiseanträge, Mails, Reisebuchungsdaten, Uploads, Statusablauf etc.) durch Mitarbeiter, Vorgesetzte und Fachfunktionen jederzeit online in Echtzeit möglich

Schnittstellen Input/Output:

zu unterschiedlichsten Quell- und Zielverfahren

Input:

  • Projektdaten
  • Zeiterfassung
  • Reisebuchungsdaten
  • Kreditkartendaten
  • eInvoices

Output:

  • Übergabe konsolidierter Buchungsdaten ins ERP-System
  • Übergabe der Abrechnungsimages in firmeneigenes Dokumentenmanagementsystem
  • Zahlungsanweisung über verschiedene Wege SEPA/Kreditor/Gehalt
  • Übergabe Accounting-Informationen für Projekt-Controlling
  • Übergabe Reisezeiten an Zeiterfassung

Reporting/Kostentransparenz:

  • Das System sammelt eingegebene Reisen und kumuliert diese auf einer Gesamtabrechnung, z.B. einmal im Monat je Reiseland, behält dabei jedoch die Detailfülle bis auf Einzelpositionsebene für das Reporting
  • eingebundene Prüffunktion (SYS) kann die Abrechnungen einsehen und ggf. richtigstellen (auch Korrekturbuchungen zur Vermeidung von Ablehnungen) und sie für den anschließenden Abrechnungslauf übergeben
  • Auswertungsmöglichkeiten bestehen während des gesamten Workflows und über alle eingebundenen Daten (auch firmenbezahlte Kreditkartenumsätze) und erlauben ein Gesamtkosten-Reporting auf Abrechnungsebene
  • Das Schema bietet auch zum Jahreswechsel eine einfache Abfrage der notwendigen Rückstellungen der bereits im Verfahren befindlichen und noch nicht abgerechneten Vorgänge.